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Standards und Qualitätsmanagementverfahren der Arbeitsgemeinschaft der Kunst- und Museumsbibliotheken

Bibliotheken widmen sich heute neben den traditionellen Arbeitsfeldern zunehmend neuen Aufgaben, und sie tun dies bei bestenfalls gleichbleibender, häufig aber sinkender Ausstattung mit Personal und finanziellen Mitteln. Um die Effizienz der bibliothekarischen Arbeit zu steigern und das Dienstleistungsangebot erweitern zu können, bedienen sich Bibliotheken verstärkt solcher Verfahren wie Leistungsmessung und Qualitätsmanagement.

Auch die Arbeitsgemeinschaft der Kunst- und Museumsbibliotheken hat sich in dieser Fachgruppe mit fachlicher externer Unterstützung mit solchen Verfahren beschäftigt und diskutiert, wie Kunst- und Museumsbibliotheken „in Zeiten knapper Kassen die Zukunft gestalten“ und Trägerinstitutionen und externen Gutachtern gegenüber ihre Unverzichtbarkeit für Forschung, Lehre und Studium vermitteln können. Das Ergebnis der intensiven Diskussionen ist das Qualitätsmanagementverfahren der AKMB, basierend auf den Standards in Kunst- und Museumsbibliotheken in ihrer jeweils neuesten Fassung. Seit Herbst 2007 können interessierte Bibliotheken ihre Leistungen in einem Auditierungs- und Zertifizierungsverfahren durch Fachkollegen prüfen lassen. Die Zertifizierung erfolgt durch das Institut für Bibliotheks- und Informationswissenschaft der Humboldt-Universität zu Berlin.

Bis Dezember 2008 haben sich drei Institutionen diesem Qualitätsmanagementverfahren gestellt, das gegenüber anderen in der Bibliothekslandschaft praktizierten Verfahren (z.B. nach DIN ISO 9001/2000, CAF/EFQM-Modell oder durch kollegiale Beratung) den einzigartigen Vorteil der fachlich fundierten inhaltlichen Prüfung von Bibliotheksleistungen mit der Zertifizierung durch eine externe wissenschaftliche Institution hat.

Dazu Zitate von den beteiligten Bibliotheksleitungen:

Kathrin Mayer (Institut für Moderne Kunst, Nürnberg):
„Die kritisch-konstruktive Bespiegelung durch das Audit hatte in vielerlei Hinsicht positive Folgen. Der Blick von außen machte klarer, wo unsere Stärken und Schwächen liegen und an welchen Punkten wir ansetzen können, um das Leistungsvermögen unserer Bibliothek weiter zu optimieren (z.B. Öffentlichkeitsarbeit).“

Dr. Simone Moser (Museum für Moderne Kunst Stiftung Ludwig, Wien):
„Schon im Vorfeld des Audits macht die Reflexion aller Aspekte der alltäglichen Arbeit bewusst, wie vielfältig sich die Herausforderungen beim Aufbau, der Weiterführung und Betreuung einer wissenschaftlichen Bibliothek darstellen. Bereits daraus haben sich gute Anregungen ergeben.
Auch die sich im eigentlichen Auditverfahren ergebenen „Minuspunkte“ haben ihr Positives – nämlich objektivierbare Hinweise auf Verbesserungspotenziale, die teils ad hoc von den Verantwortlichen aufgegriffen wurden. Direkte Folgen aus dem Verfahren waren:

-          ein erhöhtes Problembewußtsein bezüglich des Einbaus einer Klimaanlage, verbunden mit nunmehr ersten Schritten in Richtung Realisierung

-          exaktere Stellenbeschreibungen und klarere schriftliche Aufgabenverteilung im Team

-          Argumentationshilfe betreffs der Dringlichkeit der anvisierten Aufnahme in einen überregionalen Verbundkatalog

Das Zertifizierungsverfahren der AKMB hat in der Bibliothek des MUMOK aus meiner Sicht mit einer Win-Win Situation für alle Beteiligten geendet. Es hat einerseits das Konzept und Image der Bibliothek nach innen und außen bestätigt und darüber hinaus Perspektiven und Visionen eröffnet. Das Prinzip „Fachleute für Fachleute“, das dem Verfahren zu Grunde liegt, ist ein ausgesuchtes Kriterium, das Qualität auf hohem Niveau garantiert – von der Erarbeitung der Standards an über das Auditieren bis zur Zertifizierung.“

Martina Behnert (Sprengel-Museum Hannover):
„Die erforderliche Punktzahl wurde im Audit der Bibliothek des Sprengel-Museums zwar knapp verfehlt, aber wichtiger als das Zertifikat selbst war uns letztlich ein objektiver Blick auf die eigene Arbeit. Die Einschätzung von Außenstehenden bietet dabei eine sehr gute Ausgangsbasis zum kurz- und längerfristigen Erreichen von Zielen der Bibliotheksarbeit im eigenen Haus und für die Öffentlichkeit. Besonders hilfreich war auch das Abschlussgespräch mit der Direktion, in dem Probleme in einem sonst nicht üblichen Rahmen aufgezeigt aber auch die interne wie externe Wertschätzung der bisher geleisteten Arbeit deutlich gemacht werden konnte.“

Literatur- und Materialsammlung